وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:
فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

منبع